Как правильно оформить работу на удаленке: заключаем договор и разбираемся с налогами

Грамотно составленный договор защищает в спорах, бережет от шестизначных штрафов и сохраняет нервы. Как и почему — читайте в статье.

Договор

Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Сейчас разберемся.

Чаще всего договор — документ, в котором две стороны (заказчик и исполнитель) договариваются о взаимных обязательствах. Например, исполнитель оказывает услуги по настройке таргетированной рекламы, а заказчик оплачивает их.

Договор фиксирует все обязательства, особые условия сотрудничества, защищает от необоснованных требований.

Допустим, Алексей (заказчик) заказал у Ивана (исполнителя) настроить таргетированную рекламу. Договор они подписывать не стали, обо всём договорились на созвоне в зуме. Иван сделал креативы, настроил и запустил рекламу. Однако реклама не оправдала субъективных ожиданий Алексея: она не принесла ему 1000 клиентов за один день. Алексей возмущен! Он отказывается оплачивать услуги Ивана, а еще и требует с него компенсации за потраченные на рекламу время и деньги. Что делать? Договора нет, условий о сумме и сроках оплаты нет, критериев качественности услуги тоже. Вряд ли Иван сможет получить плату за свою работу.

Какие условия обязательно нужно указать в договоре:

• предмет: что вы делаете, в чём заключается услуга;
• стоимость услуги и порядок оплаты;
• сроки оказания услуги;
• ответственность сторон за неисполнение обязательств (например, штраф за неуплату в срок);
• порядок оказания услуг (как вы оказываете услугу, как и где общаетесь с заказчиком) и другие условия, которые важны конкретно для вашей ситуации.

Трудовой договор

С трудовым договором многие, вероятно, уже знакомы. Это соглашение между работником и работодателем о правах и обязанностях, зарплате и других условиях работы с учетом специфики бизнеса. Такой договор нужен, чтобы официально закрепить отношения, работать по закону и получать трудовой стаж.

Если совсем упрощенно, то в трудовом договоре компания как бы говорит сотруднику: «Ты будешь работать на такой-то должности, выполнять такие-то обязанности, а я за это буду платить тебе зарплату, оплачивать отпуск и больничный».

Есть ошибочное мнение, что сотрудник по трудовому договору обязательно должен находиться в офисе или на производстве. Но это не так. Есть много компаний, у которых постоянные сотрудники работают на удаленке. Поэтому, если вам предложат работать из дома и заключить при этом трудовой договор, это нормально, стандартная практика.

Так выглядит трудовой договор

Трудовой договор выгоден для сотрудника: он фиксирует все социальные гарантии из Трудового кодекса (ТК). Это значит, что вы можете взять декретный или учебный отпуск, не соглашаться на работу в выходные дни или получать за такую работу двойную оплату. Работодатель не может вас уволить просто так, а только по причинам, предусмотренным в ТК.

Удаленная работа по трудовому договору мало отличается от работы в офисе. У вас будут определенные обязанности и фиксированные часы работы. Пойти вместо работы в парк или делать проект для другой компании в рабочее время не получится. А вот вздремнуть 15 минут в обеденный перерыв — запросто.

Текст трудового договора для сотрудника на удаленке такой же, как и у офисного сотрудника, но в него добавляют пункты о дистанционной работе. Это может быть прописано в самом договоре или в дополнительном соглашении.

Если вы работаете по трудовому договору, его и все остальные кадровые документы оформит кадровик, а налоги рассчитает и уплатит бухгалтер.

По трудовому договору работодатель обязан выдать сотруднику технику, чтобы работать удаленно. Поэтому, если у сотрудника нет ноутбука, он вправе потребовать его для удаленной работы. Но если сотрудник вскоре решит уволиться, технику придётся вернуть.

Договор ГПХ

Договор ГПХ — это договор гражданско-правового характера. Его заключают, когда исполнитель оказывает разовые или нерегулярные услуги. Вспомните пример выше про Алексея, Ивана и таргетированную рекламу: если бы мужчины заключили договор, то он был бы именно гражданско-правового характера, потому что услуга — разовая.

Так выглядит гражданско-правовой договор

Если вы работаете с разными заказчиками, лучше иметь договор со своими условиями. Вы можете скачать его в интернете, но в таком случае внимательно прочитайте и адаптируйте текст под себя. Или обратитесь к юристу, который составит договор под ваш случай. Например, вы всегда работаете по предоплате — укажите это в договоре. Или производите тяжелую мебель, но транспорта для доставки у вас нет — напишите в договоре, что доставку заказчик организует и оплачивает самостоятельно.

Главное, чтобы все условия, которые касаются предмета договора — конкретной работы или услуги; порядка и размера оплаты; сроков выполнения; ответственности, были у вас под контролем. Если заказчик предлагает изменить их — проверяйте его условия и не соглашайтесь, если они нарушают ваши права или попросту невыгодны.

Допустим, для производства мебели вы берете предоплату 30%, чтобы закупить материалы. Заказчик предлагает работать без предоплаты, а заплатить вам в течение тридцати дней после получения готового изделия. Если согласитесь, то вам придется закупать материалы на свои деньги. Если такой возможности нет, настаивайте на предоплате или откажитесь от сотрудничества.

Предлагайте заказчикам заключать договор, даже если они говорят, что он им не нужен. Как вы уже знаете, договор — ваша защита в спорах.

Как платить налоги

Самый простой вариант — если вы работаете на удаленке по трудовому договору. В таком случае все налоги за вас платит работодатель. Но остальным нужно платить налоги самостоятельно.

Часто есть большой соблазн не платить налоги совсем, но это незаконно. Если вы ведете бизнес как частное лицо и не зарегистрированы как самозанятый или ИП, то вы подпадаете под статью о незаконной предпринимательской деятельности. Налоговая может узнать, что вы работаете и не платите налоги, и наложит штраф. Законом предусмотрена административная ответственность — штраф до 2000 ₽, и даже уголовная — штраф 300 000 ₽ или арест на полгода.

Чтобы не получить штраф, фрилансеры официально оформляют свою деятельность в налоговой инспекции как самозанятые или ИП.

Как самозанятому платить налог на профессиональный доход

Самозанятость, или налог на профессиональную деятельность (НПД), подойдет, если вы работаете один, без сотрудников, и сумма дохода не превышает
2 400 000 ₽ в календарный год. Самозанятые фрилансеры платят налоги в государственном приложении «Мой налог» или в сервисе «Свое дело» от «Сбербанка». В приложениях простая регистрация — даже идти никуда не надо.

Так выглядит главный экран приложения «Мой налог». Видна выручка за текущий месяц, последние операции и сумма налога, которую нужно заплатить

Как платить налоги, когда ты самозанятый:

• Получаете оплату за работу.
• Заходите в приложение «Мой налог» и вводите новый платеж.
• Дальше приложение формирует чек, который вы отправляете клиенту.
• Приложение автоматически считает все платежи и раз в месяц выставляет счет на оплату налога.
• Оплачиваете налог прямо в приложении.

И все это — без бухгалтеров и отчетности.

Как платить налоги индивидуальному предпринимателю (ИП)

Если у вас есть сотрудники или ваша деятельность подпадает под ограничения самозанятости — например, вы перепродаете чужие вещи или продаете подакцизные товары (табак или алкоголь), — нужно регистрировать ИП. Сейчас это тоже сделать легко: собираете документы, выбираете систему налогообложения, на которой будете работать, подаете заявление в налоговую или МФЦ, оплачиваете госпошлину, открываете расчетный счет в банке — и готово.

ИП ведет бухгалтерию и платит налоги самостоятельно. Для этого можно нанять бухгалтера или воспользоваться сервисами онлайн-бухгалтерии — например, «Контур.Эльба» или «Мое дело». В них уже есть все необходимые формы, которые нужно заполнить. Сервисы подсказывают, когда и какой отчет нужно сдать.

Подробная инструкция, как открыть ИП.

Как подписывать документы на расстоянии

Удаленщики постоянно обмениваются документами с заказчиками на расстоянии. Делают это тремя способами:

1. Пересылают друг другу бумажные документы по почте.
2. Обмениваются сканами документов. Для этого способ обязательно прописывается в условиях договора.
3. Подписывают документы с помощью электронной подписи. Такая подпись приравнивается к собственноручной.

Чтобы обменяться сканами документов, удаленщики распечатывают документ, подписывают его, ставят печать, сканируют и отправляют другой стороне со своей электронной почты. Дождитесь, чтобы контрагент прислал вам такой же скан, подписанный со своей стороны.

Чтобы сканы документов были приравнены к оригиналам, включите в договор такой пункт

Подписывать документы электронной подписью надежнее. Почту могут взломать мошенники, а электронная подпись гарантирует, что документ подписан именно владельцем и в него не внесены изменения.

ИП и самозанятые получают электронную подпись по-разному.

ИП с 2022 года получают электронную подпись в налоговой бесплатно. Но нужно будет купить рутокен — специальную флешку для записи электронной подписи — и программу для шифрования «КриптоПро». Рутокен можете купить заранее в специализированных организациях, обычно он стоит от 900 ₽ до 1900 ₽. Лицензию продает разработчик на своем официальном сайте за 2200 ₽. В налоговую возьмите с собой паспорт, СНИЛС и рутокен.

Электронные подписи для самозанятых выдают удостоверяющие центры — специальные организации, у которых есть разрешение Минкомсвязи на выдачу электронных подписей. Например, подпись можно получить в центрах обслуживания компании «Контур». Стоимость подписи — 1000 ₽ на год.

Чтобы подписать документы электронной подписью, нужна специальная программа для шифрования документов. Обычно такие программы платные. Например, можно подписывать документы в платной версии Adobe Reader или в «КриптоАРМ». Но есть бесплатные онлайн-сервисы, которые позволяют подписывать документы разных форматов, и даже пакетом. Один из таких сервисов — «Контур.Крипто».

Чтобы подписать документ электронной подписью, ничего особенного не нужно. Зайдите на сайт со своей электронной подписью и нажмите кнопку «Подписать». Система всё сделает сама и сохранит подписанный документ, который можно будет потом отправить по электронной почте.

Подробная инструкция: как подписывать документы электронной подписью.